在中大型企業(yè)，印章數(shù)量少則幾百、多則上千，大多分散在各個(gè)分子公司、各個(gè)部門(mén)，這樣便會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：

1.分子公司章難管：各個(gè)分子公司印章在各地，到底被用在什么地方很難掌控；

2.效率低且成本高：文件來(lái)回寄送效率低、快遞打印儲(chǔ)存成本高，而且容易丟；

3.印章濫用難監(jiān)管：被錯(cuò)用、盜用、冒用、濫用風(fēng)險(xiǎn)高，人情賬蘿卜章難杜絕；

4.印章外帶無(wú)監(jiān)控：公章經(jīng)常要外帶出去辦事，很難監(jiān)控，到底誰(shuí)用了用在哪；

5.印章分散不可控：管控過(guò)嚴(yán)會(huì)產(chǎn)生效率問(wèn)題，集團(tuán)放手則會(huì)有各種管理風(fēng)險(xiǎn)。

面對(duì)合同及印章管理困境，管理層、業(yè)務(wù)層、決策層都對(duì)印章管理有著迫切需求，需要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的“數(shù)字化印控中心”。全集團(tuán)一套系統(tǒng)就能集中管控所有印章，印章的制作、授權(quán)、管理和使用，都能按照企業(yè)印章管理制度規(guī)范執(zhí)行，讓每一枚印章都在授權(quán)范圍內(nèi)使用，讓企業(yè)數(shù)字化過(guò)程中的簽署更加安全、可控。

群杰智能印章管理平臺(tái)功能特色

讓每一枚印章都在安全、可控范圍內(nèi)使用

印章全生命周期管理

  全流程驅(qū)動(dòng)印章刻制、領(lǐng)用、移交、使用、外借、歸還、更換、銷毀等。

  為了讓印章的使用和管理在可控范圍，群杰智能印章管理平臺(tái)采用全流程驅(qū)動(dòng)管理模式，所有印章的刻制、領(lǐng)用、移交、使用、外借、歸還、更換、銷毀動(dòng)作都由流程驅(qū)動(dòng)、審批授權(quán)進(jìn)行，確保印章操作行為可知、可控。

分級(jí)分權(quán)

  集團(tuán)總部可管控，分子公司可獨(dú)立管理。

  對(duì)于大型集團(tuán)來(lái)說(shuō)，印章要求分級(jí)分權(quán)管理，總部可以授權(quán)分子公司獨(dú)立管理印章，也可以由集團(tuán)統(tǒng)一管控，權(quán)限靈活分配。

  總部可以根據(jù)管理需求為各個(gè)分子公司配置獨(dú)立的“系統(tǒng)管理員、印章管理員以及文件管理員”，方便分子公司進(jìn)行獨(dú)立管理。

  無(wú)論是幾十家還是幾百家分子公司，只需一個(gè)平臺(tái)就能統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)數(shù)字化印控，解決集團(tuán)型企業(yè)內(nèi)部一次部署多套系統(tǒng)、信息無(wú)法互通、實(shí)施成本高等麻煩。

印章責(zé)任人

  權(quán)限互相隔離、互相監(jiān)督，防止權(quán)力集中

  針對(duì)集團(tuán)型企業(yè)多分支、多層級(jí)的情況，通過(guò)建立印章管理責(zé)任人體系，責(zé)任人能夠監(jiān)控并授權(quán)印章使用。

通過(guò)提交流程、經(jīng)過(guò)審批后由系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)行管理動(dòng)作，將人員和印章隔離開(kāi)，杜絕了管理人員“既是裁判員又是運(yùn)動(dòng)員”的情況。

用印文件防偽打印輸出

  采用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)辦公平臺(tái)中審批的文件增加水印標(biāo)識(shí)。無(wú)需特殊材質(zhì)、油墨打印，使用常規(guī)打印機(jī)及拍照設(shè)備即可實(shí)現(xiàn)。用印時(shí)，印控設(shè)備核驗(yàn)紙質(zhì)文件，文件識(shí)別通過(guò)則可解鎖用印。如不匹配，印章無(wú)法解鎖，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄蓋章文件圖像，確保用印安全。

建立印章數(shù)字化信息臺(tái)帳，印章情況可視化

  通過(guò)建立印章數(shù)字化信息臺(tái)帳，每一次使用印章時(shí)，系統(tǒng)都能同步記錄、還原每一枚印章的使用軌跡，對(duì)于分子公司遍布全國(guó)的中大型組織，打開(kāi)印控系統(tǒng)就能快速了解全集團(tuán)印章分布情況，包括印章數(shù)量、印章類型、印章使用次數(shù)、印章管理員信息等。方便追根溯源，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

智能分析用印數(shù)據(jù)，使用情況一目了然

  通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，多維度呈現(xiàn)全集團(tuán)用印情況，包括各個(gè)分子公司、部門(mén)不同時(shí)段的用印情況，不同印章的使用頻率都能一鍵分析，快速了解公司真實(shí)印章使用情況。

打通異構(gòu)軟件，滿足企業(yè)各類業(yè)務(wù)用印需求

  為了讓企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的用印過(guò)程合規(guī)，群杰智能印章管理平臺(tái)可以和各類異構(gòu)軟件打通，通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)為不同業(yè)務(wù)文件自動(dòng)匹配印章，實(shí)現(xiàn)審批用印，讓企業(yè)的印章管理制度真正落地。同時(shí)，群杰智能印章管理平臺(tái)提供豐富的功能接口，并且通過(guò)無(wú)代碼配置化的方式，快速集成，快速調(diào)用各類功能。

  群杰智能印章管理平臺(tái)通過(guò)搭建統(tǒng)一的印控中心，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)所有智能印章的管理授權(quán)，將印章從人為管控變?yōu)橄到y(tǒng)管控，過(guò)去無(wú)法落實(shí)的印章管理制度，現(xiàn)在可以通過(guò)系統(tǒng)監(jiān)控執(zhí)行效果，可視化、全流程化的印控環(huán)境，讓每一枚印章安全、高效使用。