一、應(yīng)用背景

1.1二建簡(jiǎn)介

 

河南省第二建設(shè)集團(tuán)有限公司創(chuàng)立于1954年，是一家集建筑、安裝、裝飾裝修、市政、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)等為一體的大型現(xiàn)代企業(yè)。1997年7月以來(lái)，集團(tuán)公司相繼通過(guò)了國(guó)際質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三位一體”管理體系認(rèn)證。集團(tuán)公司注冊(cè)資本303637萬(wàn)元人民幣，資信等級(jí)AAA級(jí)，銀行授信額度30億元人民幣。現(xiàn)有在冊(cè)員工3000余人；擁有各類(lèi)主要施工機(jī)械設(shè)備6000余臺(tái)（套），年年施工能力超100億元人民幣。集團(tuán)公司憑借良好的信譽(yù)和雄厚的經(jīng)濟(jì)、人才、技術(shù)實(shí)力，在國(guó)內(nèi)、外完成了一大批建筑施工總承包工程、建設(shè)投資項(xiàng)目。市場(chǎng)業(yè)務(wù)分布在全國(guó)26個(gè)省、自治區(qū)、直轄市。并在境外的阿爾及利亞、土耳其、印度尼西亞、尼日利亞、巴基斯坦、美國(guó)等10多個(gè)國(guó)家設(shè)有辦事處、分公司或子公司，開(kāi)展國(guó)際工程承包和項(xiàng)目投資建設(shè)業(yè)務(wù)。

 

1.2印章管理模式

河南二建以直營(yíng)項(xiàng)目為主，聯(lián)營(yíng)項(xiàng)目為輔，在未應(yīng)用印章物聯(lián)網(wǎng)之前，采用“集中+松散”的印控管理模式，即總部印章由總部集中管理，項(xiàng)目部印章由獨(dú)立項(xiàng)目部管理，項(xiàng)目部印章審批權(quán)限下放到項(xiàng)目經(jīng)理、分子公司經(jīng)理層級(jí)。即傳統(tǒng)意義上的專(zhuān)職人員管章。

專(zhuān)職人員管章，簡(jiǎn)單易行操作簡(jiǎn)便，但對(duì)管章人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)要求很高，專(zhuān)職人員是否愿意管好印章、對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度、是否了解公司內(nèi)部組織架構(gòu)設(shè)置及印章管理體系、對(duì)業(yè)務(wù)的了解程度等等都直接影響印章使用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，能否確保用印合規(guī)等等，所以傳統(tǒng)專(zhuān)職人員管章雖然易行，卻也帶來(lái)了印章使用的復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)性。

1.3印章管理鏈及審批流

（1）印章管理鏈

（2）印章審批及流程

A.1項(xiàng)目部用章審批流一

用印人-項(xiàng)目經(jīng)理-印管員

A.2項(xiàng)目部用章審批流二

用印人-業(yè)務(wù)主管-項(xiàng)目經(jīng)理-印管員

B.1分子公司用章審批流一

用印人-項(xiàng)目經(jīng)理-分子公司主管經(jīng)理-印管員

B.2分子公司用印審批流二

用印人-業(yè)務(wù)主管-項(xiàng)目經(jīng)理-分子公司主管經(jīng)理-印管員

（3）傳統(tǒng)印章管理現(xiàn)狀分析

①下放管理，極易引發(fā)用印風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目部印章下放管理，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，采用事前簽訂承諾書(shū)、事后上報(bào)臺(tái)賬，模式比較靈活方便，但權(quán)力完全下放，容易引發(fā)諸多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。雖然事前事后有記錄，但事中缺乏有效監(jiān)管，可能給不法分子有機(jī)可乘，一旦發(fā)生問(wèn)題，會(huì)給集團(tuán)帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

②權(quán)責(zé)雖分明，但仍無(wú)法杜絕潛在風(fēng)險(xiǎn)。

項(xiàng)目部建立印章使用登記制度，印章保管人員必須保證項(xiàng)目部資料章只用于工程資料，不得用于工程資料以外的包括但不限于材料采購(gòu)、機(jī)械租賃、勞務(wù)分包、項(xiàng)目分包等協(xié)議。否則自行承擔(dān)因此產(chǎn)生的糾紛與法律責(zé)任，并追究印章保管人員的法律責(zé)任。另，領(lǐng)用資料章時(shí)付押金，工程結(jié)束退資料章時(shí)退還。權(quán)責(zé)分明的制度約束，是基礎(chǔ)管理必備手段，雖然分明，但在人章接觸過(guò)程中，還是無(wú)法完全杜絕潛在的用印風(fēng)險(xiǎn)。私蓋、漏蓋、人情章還有可能發(fā)生。

二、印章物聯(lián)網(wǎng)解決方案介紹

1.1以印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，規(guī)范管理。

印章物聯(lián)網(wǎng)是由印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)和印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端組成，將物理實(shí)體印章密封在設(shè)備終端中，實(shí)現(xiàn)人印隔離。用印前需要通過(guò)印章管理平臺(tái)發(fā)起申請(qǐng)并通過(guò)審批授權(quán)，用授權(quán)指令解鎖終端設(shè)備用印，用印的使用全過(guò)程設(shè)備終端會(huì)自動(dòng)記錄用印文件、用印人、用印地點(diǎn)、用印場(chǎng)景等數(shù)據(jù)回傳至企業(yè)服務(wù)器存檔分析。

1.2用印章物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備終端落地，強(qiáng)化管理。

 

① 高清攝像頭：用印數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)控；

② 人臉拍照：清晰記錄用印人；

③ 用印寶：將公章、合同章密封其中并加把“智慧鎖”；

④ 印控臺(tái)：控制管理用印寶；

⑤ 紅外電子圍欄：指定區(qū)域蓋章，超出范圍自動(dòng)上鎖。

三、二建應(yīng)用實(shí)況

1.1集成辦公平臺(tái)

通過(guò)致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)和群杰平臺(tái)集成軟件接口,使人員組織架構(gòu)同步到群杰平臺(tái)中，獨(dú)立使用群杰平臺(tái)走印章流程，授權(quán)設(shè)備蓋章。杜絕了人情章，所有蓋章均需要通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批授權(quán)，蓋章后文件領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程查看或者實(shí)時(shí)監(jiān)控。

 

1.2優(yōu)化審批流

印章物聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)上線后根據(jù)總部、分子公司、項(xiàng)目部具體情況單獨(dú)設(shè)計(jì)用印審批流，改變以前項(xiàng)目部、分子公司用印總部無(wú)法監(jiān)管的現(xiàn)狀。優(yōu)化后的審批流不但不會(huì)影響項(xiàng)目部、分子公司正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，還能準(zhǔn)確有效的監(jiān)管到在建項(xiàng)目章的申請(qǐng)內(nèi)容，實(shí)際用印后的文件；印章的分布、動(dòng)態(tài)；用印記錄通過(guò)印類(lèi)型：分包類(lèi)、材料合同類(lèi)、結(jié)算單、施工過(guò)程資料、竣工資料進(jìn)行分析、匯總、統(tǒng)計(jì)。

 

1.3有效監(jiān)管外帶用印，確保安全和效率

沒(méi)有應(yīng)用印章物聯(lián)網(wǎng)之前，外帶章使用處于監(jiān)控空白狀態(tài)，無(wú)形中增大了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)用印章物聯(lián)網(wǎng)之后，通過(guò)手機(jī)端管理平臺(tái)與便攜設(shè)備終端結(jié)合使用，對(duì)外帶章形成有效監(jiān)管，確保用印安全。

1.4數(shù)據(jù)歸檔分析，實(shí)時(shí)掌握各類(lèi)印章使用情況

 

印章物聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)有著完善的印章管理數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際用印情況，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成使用數(shù)據(jù)報(bào)表，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的用印明細(xì)、前后文件對(duì)比、各類(lèi)印章申請(qǐng)數(shù)量、使用數(shù)量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可留下詳實(shí)的用印臺(tái)賬記錄，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著積極的意義。

四、印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用價(jià)值

1.1規(guī)范用章審批

根據(jù)不同的項(xiàng)目制定各個(gè)項(xiàng)目的用印審批流程，避免了之前紙質(zhì)文檔、人情流程等隨意用??；

1.2提高工作效率

用章申請(qǐng)通過(guò)辦公平臺(tái)線上審核，短信通知審核人，用手機(jī)端可隨時(shí)隨地查看審核，能滿(mǎn)足所有分公司和項(xiàng)目的用章需求，避免了之前需要等領(lǐng)導(dǎo)簽字的尷尬，大大提高了工作效率。

1.3提高安全指數(shù)降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

印章通過(guò)用印寶保管，未經(jīng)授權(quán)無(wú)法使用蓋章，授權(quán)時(shí)對(duì)用印人員拍照留底，蓋章過(guò)程被拍照留檔。

1.4用章全過(guò)程可追溯

一旦發(fā)生法律糾紛，可隨時(shí)查看用章申請(qǐng)記錄、人臉拍照、用章過(guò)程記錄歸檔生成的PDF文件。

1.5方便準(zhǔn)確檢查管控

總部隨時(shí)可通過(guò)信息化辦公平查看所有印章分布情況，使用情況，各分支機(jī)構(gòu)也無(wú)需再單獨(dú)上報(bào)用印臺(tái)賬記錄.

五、經(jīng)驗(yàn)分享

通過(guò)印章物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，給河南二建帶來(lái)了諸多改變，印章管理制度不再停留在傳統(tǒng)層面，新技術(shù)與新管理制度的結(jié)合使得河南二建的印章管理取得了新成果，用印風(fēng)險(xiǎn)降低，管理成本下降，保障高效運(yùn)營(yíng)，發(fā)展更穩(wěn)健。

另外，有了印章物聯(lián)網(wǎng)的加持，集團(tuán)總部可以隨時(shí)隨地準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到所有項(xiàng)目部的用印臺(tái)賬、印章分布、印章動(dòng)態(tài)，還可以全過(guò)程追溯到用印的申請(qǐng)人、申請(qǐng)文件、授權(quán)人員、用印記錄等。印章物聯(lián)網(wǎng)上線一年間，未發(fā)生任何違規(guī)用印現(xiàn)象，在保證高效的工作前提下，使得用印安全更有保障。