物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓印章管理更智慧安全

北京建工路橋集團(tuán)

一、 應(yīng)用背景介紹

1.1 公司簡(jiǎn)介

北京建工路橋集團(tuán)有限公司成立于2000年6月26日，是以市政、公路、建筑施工總承包為主業(yè)，以項(xiàng)目投資、建設(shè)運(yùn)營(yíng)、金融服務(wù)、建材購(gòu)銷、咨詢、物流商貿(mào)為配套的綜合投資企業(yè)集團(tuán)。集團(tuán)擁有市政公用工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)、公路工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)、房屋建筑工程施工總承包壹級(jí)資質(zhì)等眾多資質(zhì)。

基于十三五“一體、兩翼、三化” 發(fā)展戰(zhàn)略，路橋集團(tuán)不斷創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)方式、商業(yè)模式，規(guī)模迅速擴(kuò)張，形成“一核、兩帶、四軸心”的經(jīng)營(yíng)布局，設(shè)有全國(guó)十大區(qū)域分公司；涉獵基金、勞務(wù)、咨詢、建材、項(xiàng)目管理、具備“投資開發(fā)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、運(yùn)營(yíng)維護(hù)”四位一體全產(chǎn)業(yè)鏈優(yōu)勢(shì)。

1.2 集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃對(duì)印章管理產(chǎn)生的要求

1.3 公司印章管理辦法及問(wèn)題

路橋集團(tuán)在采用智能印章之前的實(shí)行總部集中管理印章和分子公司、項(xiàng)目部專人管章兩種方法相結(jié)合。

專人管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)有哪些？專職人員保管印章一定要具備管好印章的專業(yè)素養(yǎng)，是否有意愿管理好印章、對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)度，是否了解公司內(nèi)部的組織架構(gòu)設(shè)置與印章管理體系的管理，對(duì)業(yè)務(wù)是否了解也直接影響識(shí)別印章使用過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，能否保證用印過(guò)程的合規(guī)等等，種種因素復(fù)雜多變，都是風(fēng)險(xiǎn)。

印章集中管理已經(jīng)不符合日新月異的發(fā)展需求。外地分子公司、項(xiàng)目蓋章需把文件快遞到總部，極大的降低了便利程度和辦公效率的同時(shí)也大大提高了重要文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)和公司的費(fèi)用和時(shí)間成本，這都會(huì)造成業(yè)務(wù)的延誤，造成巨大的損失，對(duì)公司業(yè)務(wù)開展造成阻礙。

1.4 運(yùn)用信息化手段搭建風(fēng)險(xiǎn)防控平臺(tái)

我們所身處的時(shí)代，是一個(gè)新技術(shù)全面革新與爆發(fā)、信息迅速擴(kuò)張的時(shí)代。在建筑行業(yè)，BIM、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等等概念也在慢慢的滲透?jìng)鬟f，改變著我們的生活和工作方式。行業(yè)信息化建設(shè)越來(lái)越重視企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控，以“技術(shù)推動(dòng)變革”為驅(qū)動(dòng)，構(gòu)建“企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控平臺(tái)”，助力打造“互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代”的數(shù)字化企業(yè)。

二、 印章物聯(lián)網(wǎng)解決方案介紹

人類在進(jìn)化的過(guò)程中最顯著的變化就是使用工具，處于信息化時(shí)代的我們?cè)谝蕾嚬ぞ叩耐瑫r(shí)，更善于改造工具，在引進(jìn)群杰印章物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的時(shí)候，我們根據(jù)路橋的實(shí)際情況，量身定制了印章管理系統(tǒng)。

2.1 改造流程

路橋集團(tuán)現(xiàn)行的印章管理分為五大部分：刻制-領(lǐng)用-用印-回收-存檔。通過(guò)印章系統(tǒng)，我們將這幾步都嵌入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)印章的全生命周期線上管理，用信息化手段，監(jiān)管每一個(gè)流程，確保用章過(guò)程可追溯。

2.1.1 線上印章刻制申請(qǐng)流程：根據(jù)不同印章類型，設(shè)置不同的流程，相關(guān)業(yè)務(wù)口審批，從源頭開始降低公司用印風(fēng)險(xiǎn)。

印章刻制流程選擇界面

2.1.2 細(xì)化印章系統(tǒng)用印申請(qǐng)流程：傳統(tǒng)的印章系統(tǒng)一般是按照印章類型來(lái)分類，路橋集團(tuán)在此基礎(chǔ)上根據(jù)自身的特色在原來(lái)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了二次升級(jí)改造，量身定制了申請(qǐng)流程，使提交用印的流程更具導(dǎo)向性更為人性化。

用印申請(qǐng)流程選擇界面

根據(jù)印章類別、不同單位、各類業(yè)務(wù)制定流程103條，用印者可以根據(jù)所需選擇印章類型、根據(jù)用印文件選擇流程所屬部門以及對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的流程。實(shí)現(xiàn)審批流程固化和透明，用印者清晰業(yè)務(wù)程序，掌控業(yè)務(wù)進(jìn)度，印章管理員高效管理，避免人情章。

印章業(yè)務(wù)審批流程

辦理流程審批界面

2.1.3 印章申請(qǐng)和用印界面優(yōu)化：根據(jù)使用感受和實(shí)際情況，改造界面，使整體更符合企業(yè)的使用需求。

申請(qǐng)單界面

用印界面

2.1.4 更好的應(yīng)用印章外帶流程：在流程審批環(huán)節(jié)，增加了印章管理部門負(fù)責(zé)人節(jié)點(diǎn)，給印章外帶加了雙保險(xiǎn)，也能提前安排好印章使用的時(shí)間，避免出現(xiàn)用印沖突。

2.2 功能豐富

? 豐富了用印記錄分析報(bào)表，表頭內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況增加歸屬部門、申請(qǐng)部門等模塊，提高了實(shí)用度。

? 實(shí)現(xiàn)個(gè)性化查詢功能，增加了按日期/章名稱等等關(guān)鍵字來(lái)查詢，更精準(zhǔn)，效率更高。

? 優(yōu)化智能導(dǎo)出報(bào)表功能，根據(jù)查詢關(guān)鍵字即可導(dǎo)出所需文件。

? 增加了預(yù)警管理功能。

印章刻制時(shí)填寫項(xiàng)目竣工時(shí)間，并在系統(tǒng)中設(shè)置到期提醒人員，在項(xiàng)目竣工前一個(gè)月系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)提醒給已設(shè)定人員賬號(hào)的預(yù)警消息里，提示該枚印章需進(jìn)入回收程序。

2.3 管理特色

2.3.1項(xiàng)目印章管理

所有的項(xiàng)目部印章全部單獨(dú)使用章筒，配合手機(jī)執(zhí)行外帶流程，項(xiàng)目部無(wú)需配備印控臺(tái)，節(jié)約管理成本。

項(xiàng)目部印章全部單獨(dú)使用章筒，執(zhí)行外帶流程，使用手機(jī)和章桶就可以用印，便捷的同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)用印風(fēng)險(xiǎn)的管控，且能為企業(yè)節(jié)約成本。

2.3.2 數(shù)據(jù)月度分析

? 充分運(yùn)用印章系用分析報(bào)表，實(shí)時(shí)掌控各類印章使用情況；

? 每月根據(jù)數(shù)據(jù)深入分析，形成月度分析報(bào)告，進(jìn)行排名打分。

我們公司通過(guò)引進(jìn)印章管理系統(tǒng)并結(jié)合公司實(shí)際的管理情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，形成了比較系統(tǒng)的印章管理數(shù)據(jù)庫(kù)。首先我想來(lái)分享一下我對(duì)數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，分析一下數(shù)據(jù)可以帶給我們哪些東西，時(shí)間在流逝，每時(shí)每刻都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是未加工的數(shù)字和事實(shí)，并沒(méi)有意義。比如在群杰系統(tǒng)里每個(gè)月產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報(bào)表，如果我們只是單純的看這些數(shù)據(jù)，沒(méi)有有什么實(shí)際的意義，所以在管理上，我們充分運(yùn)用系統(tǒng)分析報(bào)表，根據(jù)用印明細(xì)、前后文件對(duì)比、申請(qǐng)數(shù)量與使用數(shù)量的對(duì)比形成每個(gè)月形成月度分析臺(tái)賬，并進(jìn)行排名打分，監(jiān)督的同時(shí)激發(fā)項(xiàng)目合規(guī)使用系統(tǒng)的積極性，最終通過(guò)信息化手段可以指導(dǎo)監(jiān)督印章管理，是管理處于最佳狀態(tài)，這就是智慧。

三、 經(jīng)驗(yàn)分享

3.1 印章管理系統(tǒng)應(yīng)用取得的一些成效

3.1.1 從降本的角度

一是降低管理成本，在集團(tuán)更名和財(cái)務(wù)賬戶變更等大量外帶印章業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員可直接帶章筒出差，無(wú)需印管員陪同，節(jié)省成本。

二是方便檢查管控，集團(tuán)總部隨時(shí)可通過(guò)信息化辦公平臺(tái)了解和抽查所有印章的使用狀態(tài)，減少實(shí)地檢查，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)。

3.1.2 從增效的角度

首先，用章申請(qǐng)通過(guò)辦公平臺(tái)線上審核，短信或者郵件通知審核人，用手機(jī)端可隨時(shí)隨地查看審批，滿足分公司和項(xiàng)目的用章需求，大大提高了工作效率。

其次，建立完整永久性檔案，所有蓋章文件自動(dòng)存儲(chǔ)到總部的服務(wù)器，一旦發(fā)生法律糾紛，方便查詢歷史及追責(zé)。

3.1.3 從合規(guī)的角度

一是規(guī)范用章審批，根據(jù)不同的文件類型，固化不同的用章審批流程，杜絕了以往用章審批漏簽字、補(bǔ)簽字、代簽字等違規(guī)用章行為。

二是印章通過(guò)印控儀保管，未經(jīng)授權(quán)無(wú)法使用蓋章，蓋章過(guò)程被拍照留檔，印控儀一旦遠(yuǎn)離攝像頭，儀器會(huì)自動(dòng)向總部報(bào)警。

3.2 感受與思考

雖然印章系統(tǒng)幫我們規(guī)避了許多風(fēng)險(xiǎn)，但是科技手段僅僅是管理過(guò)程中的輔助力量，我們也仍需不斷探索和改變：

1) 印章物聯(lián)管理系統(tǒng)仍僅僅是工具，基礎(chǔ)管理工作仍需完善的制度及強(qiáng)有力的執(zhí)行力作為保障。

2) 印章物聯(lián)管理系統(tǒng)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求、用印風(fēng)險(xiǎn)管控實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化。

3) 印章刻制及用印行為需制定明確的紅線，觸碰紅線需強(qiáng)有力的懲罰措施進(jìn)行震懾。