群杰智能印章助中國500強蘇美達開創(chuàng)全新印管模式

蘇美達股份有限公司（以下簡稱：蘇美達）成立于1978年，系中央直接管理的國有重要骨干企業(yè)國機集團的核心成員。經過43年的蓬勃發(fā)展和幾代蘇美達人的持續(xù)奮斗，業(yè)已發(fā)展成為一家在產業(yè)鏈拓展與供應鏈運營領域頗具市場規(guī)模和品牌影響力的國際化、多元化企業(yè)集團。2016年，蘇美達（600710）正式登陸資本市場，實現(xiàn)整體上市。截止2021年底，蘇美達共擁有業(yè)務子公司12家，海外機構41家，海內外全資及控股實業(yè)工廠40家，在職員工約20202人，市場覆蓋150多個國家和地區(qū)。2021年，蘇美達實現(xiàn)營業(yè)收入1686.82億元。中國出口規(guī)模百強企業(yè)第44位、中國進口百強企業(yè)第56位、入選國務院國資委“國有重點企業(yè)管理標桿創(chuàng)建行動標桿企業(yè)”。2022《財富》中國企業(yè)500強位列80位。

項目背景

蘇美達在海內外擁有眾多的分子公司，印章采用人工+部分集中+部分分散管理模式。即總部印章由集團辦公室集中管理，各分子公司印章由各單位自主管控。在管印章多、用印量大、外帶頻繁。在傳統(tǒng)人工管理背景下，出現(xiàn)了以下的管理難點：

1. 印管員占用率高：傳統(tǒng)人工管理需要人員值守監(jiān)管，在連夜封標、印章外帶等復雜用印場景下對印管人員的占用率極高。

2. 流程信息化普及困難：線上、線下審批均可用印。出現(xiàn)線上申請落地困難，線下審批阻礙信息化普及。

3. 印章各類型數(shù)據(jù)報表只能通過手工登記統(tǒng)計，工作量極大，也無法實現(xiàn)精準、高效、全面盤點。

項目回顧

為打破傳統(tǒng)人工管理印章的種種弊端，讓印章管理線上線下有機閉環(huán)，達到信息化高效貫通，實現(xiàn)無人值守自助用印的同時，提升工作效率，保障用印安全。蘇美達總部積極探索印章規(guī)劃管理的途徑和方式。通過充分調研、選型，與群杰達成合作，應用群杰智能印章管理解決方案創(chuàng)新印章管理模式，開啟印章數(shù)字化管理，先后購置了群杰用印寶智能印章、群杰自動蓋章機打造印章共享服務中心，2021年1月蘇美達總部印章共享服務中心上線使用并得到良好管理成果。經過總部的先行試點，2021年至今，蘇美達船舶、蘇美達紡織、蘇美達能源控股、蘇美達能源環(huán)境科技、蘇美達輕紡等多家分子公司先后上線了群杰智能印章設備。

項目成果

群杰智能印章管理解決方案軟硬協(xié)同，線上與蘇美達OA平臺集成，線下給傳統(tǒng)印章加上“智慧鎖”，線上審批、管理、數(shù)據(jù)歸檔、風險控制，線下蓋章、記錄、回傳數(shù)據(jù)、規(guī)范蓋章行為。線上線下有機閉環(huán)，筑起印章安全使用防護墻，釋放管理壓力，實現(xiàn)高效用印。

蘇美達印章管理人員表示：印章雖小，責任重大。印章作為公司意志的代表和對外開展經濟活動的有效憑證，一旦被違規(guī)使用，很可能會導致公司陷入經濟、法律風險中，所以印章管理是蘇美達風控管理中不可忽視的一部分。在積極探索印章規(guī)范管理的途徑，通過群杰智能印章積極推進數(shù)字化、信息化、智能化印章管理后，可有效的規(guī)避法律風險，保障用印安全，助力公司安全穩(wěn)定發(fā)展。