行業(yè)背景概述

 

印章是金融機構(gòu)業(yè)務(wù)中的重要工具和憑證，也是金融行業(yè)使用頻率最高的工具之一。由于金融機構(gòu)自身的業(yè)務(wù)特點，決定了其印章數(shù)量巨大，種類繁多，使用頻繁，管理復(fù)雜，而且一旦出現(xiàn)印章違規(guī)使用、丟失等問題，就可能會給金融機構(gòu)帶來巨大的經(jīng)濟損失和負面影響。因此，金融機構(gòu)提高對印章的管理水平和管理手段，提高印章管理效率，降低印章管理成本，規(guī)范印章管理模式就顯得非常必要。

 

 

 

目前，各地金融機構(gòu)都有自己的一套較為完備的管理手段，有的是采用交接登記簿的形式，這種管理方式存在查詢統(tǒng)計困難，管理成本高，蓋章存檔效率低，印章交接記錄復(fù)雜，舊章管理難度大等問題。而在印章使用方面，無論是印章外借、內(nèi)部用印、印章儲存管理等均是通過人力實現(xiàn)管理。有的雖然是通過OA或者其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)走用印申請審批流程，但只局限于用印前的審批，而對于整個用印無法做到全閉環(huán)安全管理同時也無法進行相關(guān)記錄。受限于人力及目前線上信息化管理存在缺失產(chǎn)生的諸多管理風(fēng)險；“群杰智能印章管理系統(tǒng)”依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對金融機構(gòu)內(nèi)部印章進行全方位的系統(tǒng)管理，確保用印安全，提高用印效率，降低印章管控風(fēng)險，通過智能化的硬件設(shè)備來進行管控。實現(xiàn)印章請刻，請刻受理、審批、審核，印章刻制、啟用、下發(fā)、登記，印章交接登記，舊章交接登記，舊章回收，印章核查，查詢統(tǒng)計等。

印章管理痛點

印章類型和管理模式

金融行業(yè)印章主要分為行政類印章和業(yè)務(wù)類印章。公章、合同章、財務(wù)章等行政類印章一般屬于關(guān)鍵印章，在管理方面通常在一級分支機構(gòu)以下實行關(guān)鍵印章上收一級管理；而部門分支機構(gòu)網(wǎng)點因地處偏遠、交通不便等原因難以執(zhí)行上收一級管理，依舊是當(dāng)?shù)刈灾鞴芾怼?/span>確保上級機構(gòu)對下級機構(gòu)異地印章保管使用的有效監(jiān)督是該行業(yè)關(guān)心的問題。

 

 

 

而在業(yè)務(wù)端，由于臨柜業(yè)務(wù)高頻用印的特點，一般柜臺類印章均在營業(yè)網(wǎng)點由專人管理使用，用印期間可能出現(xiàn)嚴(yán)禁錯用、串用、空白頁蓋章、提前或過期使用印章等行為，如何規(guī)范印章審核審批程序，限制用印范圍，防止越權(quán)和不規(guī)范用印也是需要關(guān)注的重點。

管理辦法

為有效防范印章管理中存在問題，銀行一般會制定《印章管理辦法》或《行政印章管理辦法》、《業(yè)務(wù)印章管理辦法》等一系列健全的印章管理制度，為規(guī)范印章管理，防范風(fēng)險提供了有力保障，通常來說各銀行印章管理辦法主要實行“統(tǒng)一管理、分級授權(quán)、規(guī)范用途、專人保管”的原則，具體管理辦法通常如下所示：

 

1) 統(tǒng)一管理：所有印章均按照外部監(jiān)管部門要求或各行職能部門根據(jù)各條線、各部門業(yè)務(wù)情況進行統(tǒng)一設(shè)計、刻制、下發(fā)，在印章停用后須由使用部門（個人）及時上交總行封存。

 

2) 分級授權(quán)：在各機構(gòu)層級指定專門的印章管理部門（或業(yè)務(wù)崗位），明確用印申請人、審批人和印章管理人等相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，嚴(yán)格審批程序，健全考核評價、監(jiān)督檢查、崗位輪換等制度規(guī)范。

 

3) 規(guī)范用途：印章僅能用于規(guī)定的業(yè)務(wù)種類，相關(guān)人員按照規(guī)定范圍使用，隨用隨蓋，杜絕預(yù)蓋印章或借與他人使用的情況出現(xiàn)。印章使用時填報登記表，載明申請部門、文件名稱，用章目的、用章單位、用章數(shù)量等要素，并由審批人同意后方可用章，用章完畢后印章保管人需在登記簿上簽名。堅持誰使用，誰申請；誰審批，誰負責(zé)的原則，嚴(yán)格落實管理使用責(zé)任。

 

4) 專人保管：所有印章均指定專人保管，印章保管人對所保管的印章負責(zé)，對關(guān)鍵印章實行雙人監(jiān)督管理，保管時雙人雙鎖或密碼鑰匙分離等方式；使用時應(yīng)確保印章使用部門和印章管理部門雙方在場。印章應(yīng)在有監(jiān)控的辦公場所使用，原則上不得攜帶外出，確因特殊原因需在非辦公場所使用印章的，需經(jīng)專門程序?qū)徟?，采取?yán)格的用印監(jiān)控措施。

印管高階管理需求

當(dāng)前金融機構(gòu)印章管理工作總體上規(guī)范、嚴(yán)格，但由于大量依賴人工監(jiān)管，即使有制度約束，各類印章盜用、違規(guī)使用等情況依舊時有發(fā)生，造成嚴(yán)重損失。通過對印章管理現(xiàn)狀進行分析，主要存在以下幾個方面需優(yōu)化改進：

 

1) 印章檢查方面：印章管理部門或內(nèi)部審計部門對印章的定期或不定期檢查依賴線下抽查，對全行印章情況缺少一個能夠直觀展現(xiàn)實時用印信息的動態(tài)管理平臺，導(dǎo)致無法實現(xiàn)方便快速的網(wǎng)絡(luò)化、智能化監(jiān)管。

 

2) 用印授權(quán)方面：日常業(yè)務(wù)開展中存在因部門負責(zé)人臨時有事不在場，在電話請示后先用印，但用印完畢未及時登記的情況，易造成登記簿漏登的現(xiàn)象。

 

3) 印章管理方面：印章保管人在印章使用完畢后，因忙于其他事務(wù)，未能及時將印章入柜上鎖，易造成印章被盜用或丟失的問題。

 

4) 用印登記方面：印章使用登記只限寫部分信息，用印過程沒有進行拍照或錄像，在出現(xiàn)問題后沒有查驗資料。

 

5) 印章外帶方面：印章外帶期間需專人陪同，耽誤本職工作時間，且印章外帶時可能出現(xiàn)人情章、違規(guī)用章、印章遺落丟失等風(fēng)險。

解決方案

根據(jù)《中國銀監(jiān)會辦公廳關(guān)于銀行業(yè)金融機構(gòu)加強印章管理的通知》要求，銀行業(yè)金融機構(gòu)應(yīng)加快建立與業(yè)務(wù)經(jīng)營和風(fēng)險管理要求相適應(yīng)的電子化印章管理機制和配套信息系統(tǒng)，推廣使用印控機等電子機具。

 

在此背景下，群杰物聯(lián)科技于2017年正式發(fā)布第一代銀行業(yè)金融機構(gòu)印章管控設(shè)備。隨著大量農(nóng)商行、農(nóng)信社客戶的應(yīng)用及產(chǎn)品的持續(xù)更新，截止目前第五代群杰智能印章M5100系列已廣泛應(yīng)用于全國各地金融機構(gòu)。

客戶案例

 

保險

 

 

中國人民保險集團股份有限公司

 

中國人民保險集團股份有限公司(簡稱“中國人保”)由與共和國同生共長的中國人民保險公司發(fā)展變革而來。1949年10月1日，公司成立請示得到毛澤東等中央領(lǐng)導(dǎo)同志圈閱同意，被譽為“新中國保險業(yè)的長子”，是新中國保險事業(yè)的開拓者和奠基人。歷經(jīng)70多年發(fā)展,中國人保現(xiàn)已成為綜合性保險金融集團,旗下?lián)碛?/span>10多家專業(yè)子公司，業(yè)務(wù)范圍覆蓋財產(chǎn)險、人身險、再保險、資產(chǎn)管理、不動產(chǎn)投資和另類投資、金融科技等領(lǐng)域。2010年入圍《財富》世界500強榜單，2022年位列第110位。

 

原來印章管理特點

 

企業(yè)極具規(guī)模，分支機構(gòu)及印章數(shù)量太過龐大，同時印章造假手段、方式更加隱蔽多樣、層出不窮，非法集資案件風(fēng)險防范任務(wù)仍然艱巨，基層業(yè)務(wù)發(fā)展以及印章管理仍然面臨著極大的挑戰(zhàn)，企業(yè)急需通過有效的數(shù)字化手段針對區(qū)域印章使用進行有效監(jiān)管。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

 

（總部印章室改造方案平面圖）

部分區(qū)域交付現(xiàn)場照片

 

 

中國人保--河南

 

中國人保--寧波

 

中國人保--福建

 

中國人保--云南

 

中國人保--廣州

 

1、穿透管理：實現(xiàn)總-分上下貫通的穿透式管理，能夠?qū)Ω骷墮C構(gòu)印章全生命周期狀態(tài)的實時管控；

2、解放生產(chǎn)力：全系統(tǒng)一體化、智能化印章安全保管設(shè)施設(shè)備的配備，能夠有效提升基層印章管理效能，解放生產(chǎn)力。

3、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)：通過技術(shù)手段的加持，推動標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)，能夠有效提升基層印章信息化管理水平；

4、震懾作用：通過制度、人員、流程、系統(tǒng)“四位一體”多措并舉，實現(xiàn)全程留痕、人印隔離、責(zé)任到人，提升專兼職印章人員責(zé)任意識，有效防范印章管理風(fēng)險，實現(xiàn)印章安全可控。

5、風(fēng)險防范：有效杜絕私蓋、偷蓋等違規(guī)用印行為，解決取證困難現(xiàn)象，有效規(guī)范實體印章管理。

 

證券

 

 

海通證券股份有限公司

 

海通證券股份有限公司成立于1988年，是國內(nèi)成立最早、綜合實力最強的證券公司之一，擁有一體化的業(yè)務(wù)平臺、龐大的營銷網(wǎng)絡(luò)以及雄厚的客戶基礎(chǔ)，經(jīng)紀(jì)、投行和資產(chǎn)管理等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)位居行業(yè)前茅，融資融券、股指期貨和PE投資等創(chuàng)新業(yè)務(wù)領(lǐng)先行業(yè)。截至2020年12月31日，公司總資產(chǎn)達6941億元，歸屬母公司凈資產(chǎn)達1534億元，排名行業(yè)第二位。公司擁有卓越的綜合性業(yè)務(wù)平臺和成熟的海外業(yè)務(wù)平臺，經(jīng)營網(wǎng)點遍及全球5大洲14個國家和地區(qū)，覆蓋“紐、倫、東、滬、新、港”六大國際金融中心；在境內(nèi)擁有343家證券及期貨營業(yè)部，正式員工過萬人；在境內(nèi)外擁有近1800萬名客戶，托管及管理客戶資產(chǎn)總額超5.3萬億元。2020年，公司實現(xiàn)營業(yè)收入382.2億元，排名行業(yè)第二，歸屬母公司凈利潤108.8億元，排名行業(yè)第三。分類評價結(jié)果繼續(xù)保持行業(yè)最高水平A類AA級。

 

原先印章管理特點

 

1、公司下設(shè)眾多營業(yè)網(wǎng)點，遍布全國各省市區(qū)縣，印章在營業(yè)網(wǎng)點使用，總部對用印監(jiān)管時效滯后。印章集中總部管理難度大。

2、證劵業(yè)與政策關(guān)聯(lián)性較強，導(dǎo)致合約條款處于不斷變化中，造成業(yè)務(wù)可變性大，客戶對合約的條款理解不清易產(chǎn)生金融詐騙犯罪。

3、公司每天都在產(chǎn)生大量的文件需要蓋章，用章缺乏登記管理或蓋章文件資料無法及時留檔備查，監(jiān)管部門無法對用章情況追根溯源。
4、一年內(nèi)開出多張罰單，同時因印章管理不規(guī)范，遭到監(jiān)管機構(gòu)嚴(yán)厲處罰，甚至不少機構(gòu)被采取限制業(yè)務(wù)活動措施，限制期間將直接失去這部分業(yè)務(wù)收入。

 

智能印章管理成效

 

 

 

通過群杰用印寶設(shè)備管理海通證劵各營業(yè)網(wǎng)點柜臺業(yè)務(wù)章，要求蓋章使用流暢，不改變原有用印習(xí)慣，上線后覆蓋海通所有營業(yè)部所在地區(qū)（上海、北京、黑龍江、江蘇、浙江、甘肅、湖北、深圳、廣東、安徽、山東、遼寧、江西、山西、吉林、云南、貴州、河南、四川、福建、河北、陜西、湖南、廣西、海南、新疆、天津、重慶）

 

 

 

 

 

1、誰保管，誰使用，誰負責(zé)

柜面業(yè)務(wù)人員在領(lǐng)用智能印章設(shè)備后，系統(tǒng)將會通過指紋綁定用印人真實身份信息，在日常辦理業(yè)務(wù)期間只有授權(quán)的業(yè)務(wù)人員才能解鎖設(shè)備蓋章。、

 

2、臨時離崗，人離章收

柜員用印期間臨時離開柜臺時可一鍵鎖定印章，可以不用反復(fù)放入保險柜，直至營業(yè)結(jié)束時將業(yè)務(wù)印章入箱加鎖，印章保管方便安全。

 

3、固化文件類型，按業(yè)務(wù)蓋章

柜員應(yīng)按規(guī)定正確使用業(yè)務(wù)印章，嚴(yán)禁超范圍使用柜面業(yè)務(wù)用章。系統(tǒng)可根據(jù)柜臺業(yè)務(wù)文件類型固化印章授權(quán)，如出現(xiàn)非柜臺業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件則無法使用印章。

 

銀行

 

 

 

海安農(nóng)商銀行

 

海安農(nóng)商銀行成立于2011年2月28日，經(jīng)原銀監(jiān)會批準(zhǔn)，在原海安農(nóng)村合作銀行基礎(chǔ)上改制組建而成。目前，海安農(nóng)商銀行注冊資本金10億元，在職員工768人，下設(shè)1個營業(yè)部和63家支行（含盱眙支行、江都支行、揚州龍川分理處、興化支行、興化昭陽分理處五個異地機構(gòu)）。監(jiān)管評級二A級，為農(nóng)商行最高評級，入選2017-2018年度全國標(biāo)桿銀行（縣域），主體信用評級AA級（中誠信），江蘇省聯(lián)社等級管理考核連續(xù)八年5A級，行領(lǐng)導(dǎo)班子連續(xù)12年被評為全省“四好領(lǐng)導(dǎo)班子”；先后獲得全國金融五一勞動獎狀、全國十佳銀行、中國服務(wù)民營經(jīng)濟杰出農(nóng)商行、江蘇省五一勞動獎狀、江蘇金融五一勞動獎狀和江蘇地區(qū)金融機構(gòu)品牌榜等榮譽。

 

原先印章管理特點

 

1、銀監(jiān)會下發(fā)加強印章管控要求后，催生業(yè)務(wù)章合規(guī)化管理需求；

2、信貸合同章外帶企業(yè)現(xiàn)場簽貸款協(xié)議，雖然是標(biāo)準(zhǔn)制式合同，但是貸款利率空在那里，根據(jù)談判結(jié)果填寫，因此需要管控；

3、外帶過程中也會存在違規(guī)用印風(fēng)險。

 

智能印章管理成效

 

 

 

 

 

1、印章管理系統(tǒng)與OA軟件集成，統(tǒng)一申請、審批、存檔；

2、智能印章上線后，總部可以遠程監(jiān)管支行印章；

3、沒有授權(quán)無法使用印章，綜合考慮后暫不進行押運；

4、實現(xiàn)印章外帶時的監(jiān)控管理；