在中國建筑業(yè)協(xié)會舉辦的第六屆建筑業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)案例征集活動中，由中鐵三局集團有限公司申報的《印章風控一體化平臺案例》入評“一類案例”。

現(xiàn)今國內(nèi)外經(jīng)濟形勢復雜，市場競爭激烈，對于企業(yè)來說要想繼續(xù)保持高速穩(wěn)定增長難度越來越大。目前大多數(shù)企業(yè)正在主動適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，把加快改革創(chuàng)新放在重要的位置。企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級過程中面臨的風險日益復雜，一些潛在風險逐步顯現(xiàn)，應(yīng)該更加重視風險管控體系的建設(shè)，提升風險管控能力，平衡效益與風險，促進企業(yè)更好適應(yīng)國內(nèi)外形勢的變化，確保企業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展，提升核心競爭力，保障實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。下面讓我們看看中鐵三局是如何做的。

1信息化建設(shè)背景

1. 單位簡介中鐵三局集團有限公司的前身是鐵道部第三工程局，成立于1952年，2000年11月改制為有限責任公司，2007年作為世界“雙五百強”中國中鐵股份有限公司的全資子公司同步在滬港上市。中鐵三局主要從事交通基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)施工，是全國首批工程總承包建筑企業(yè)，具有鐵路工程施工總承包特級資質(zhì)及建筑工程施工總承包特級資質(zhì)，是可承接房屋建筑、公路、鐵路、市政公用、港口與航道、水利水電各類別施工總承包、工程總承包和項目管理業(yè)務(wù)的大型綜合性建筑施工企業(yè)。中鐵三局經(jīng)營范圍涵蓋：國內(nèi)外土木工程施工、機械租賃、地方和專用鐵路運營與管理、投資及BT項目建設(shè)、房地產(chǎn)開發(fā)、建筑工程勘測設(shè)計咨詢服務(wù)等。2. 建設(shè)背景在公司領(lǐng)導的工作部署下，公司近年來一直致力于公司風險防控管理。印章是企業(yè)風險防控體系中的一個重要環(huán)節(jié)。印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)、明確各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具，蓋有公司印章的文件是受法律保護的有效文件，同時企業(yè)也必須對文件的內(nèi)容承擔法律責任。作為集團型公司，印章管理難度和風險一直較大，存在諸多管理難點與痛點：各種類型印章數(shù)量多，很多蓋章需要往返公司總部，各地分支機構(gòu)多、用章分散，受地域影響蓋章下放頻率低，監(jiān)管方式缺乏，印章外帶安全風險較大，蓋章文件歸檔、查閱、追溯較困難等。同時因為公司項目分散，外地單位需要返回公司本部用章，往返成本較高，蓋章周期較長，致使業(yè)務(wù)辦理效率較低。基于印章管理存在的問題,公司領(lǐng)導層多次提出要加強印章管理的規(guī)范化、便捷化、信息化。公司在2014年起，借助辦公平臺對用印事項進行規(guī)范的登記、流程審批。在2018年公司經(jīng)過多方比選、方案對比后，形成了本方案的智能印章風險防控解決方案。

2信息化建設(shè)目標

智能印章風控管理解決方案是在公司現(xiàn)有印章管理制度的基礎(chǔ)上，擬通過現(xiàn)有辦公系統(tǒng)和智能印控終端的無縫融合，為集團和下屬單位的管章、蓋章業(yè)務(wù)提供科學、安全、規(guī)范、便捷的服務(wù)，降低印章管理使用風險，提高蓋章效率，減少管理成本。印章管理的業(yè)務(wù)范圍涉及：行政辦公、生產(chǎn)經(jīng)營、工程資料等，涉及的組織范圍包含：集團本部、下級各子公司、項目部多個層級。系統(tǒng)建設(shè)目標主要包含以下幾點：

1. 管理制度化

結(jié)合現(xiàn)有印章管理制度要求為基礎(chǔ)，在印章刻制、啟用、移交、收回、銷毀等環(huán)節(jié)，建立登記記錄。以印章全生命周期管理為目標，建立起公司的印章刻制管控機制，保障公司的每一枚印章都有完整的流轉(zhuǎn)記錄，記錄從刻制到銷毀每個環(huán)節(jié)的保管人員、保管起止時間。通過此環(huán)節(jié)的建設(shè)，可以清晰了解公司有多少章、每一枚章的各個階段由誰進行管理，每一枚印章管理人員領(lǐng)用前，線上簽署印章管理協(xié)議，明確管理職責。當項目竣工時，系統(tǒng)自動預警印章管理部門的相關(guān)人員，印章需收回，配合對應(yīng)的運營機制，保障項目印章的即時收回處置。此環(huán)節(jié)的建設(shè)讓公司每一枚印章都有完整規(guī)范的管理，助力印章管理制度的落地執(zhí)行。

2. 流程規(guī)范化

印章包含實體印章和電子印章。對公司現(xiàn)有的用印業(yè)務(wù)流程進行梳理，明確印章的使用業(yè)務(wù)范圍、審批流程、用章文件模板等，讓用章人員清晰蓋章審批領(lǐng)導及流程。另外可給現(xiàn)有傳統(tǒng)印章增加一把“智能鎖”，打開這把鎖的鑰匙就是流程審批。只有領(lǐng)導審批通過后，才能夠生成用印碼，解鎖設(shè)備進行蓋章，避免違規(guī)用章帶來的風險及損失。3. 蓋章智能化可采用電子用章的業(yè)務(wù)包括分包分供合同、加蓋電子印章等。電子用章可減少資料郵寄或者人員往返蓋章，提高蓋章效率，保障用章過程全程電子化，防范風險。對于不能采用電子印章的業(yè)務(wù)，比如跟業(yè)主、政府或者水電等部門來往的文件，采用智能印控設(shè)備管控印章，自動核驗蓋章人是否被授權(quán)蓋章流程。在蓋章時，能夠?qū)τ谜逻^程進行智能監(jiān)控：自動掃描，記錄蓋章人、蓋章時間和蓋章文件，自動對蓋章文件存檔，通過系統(tǒng)OCR識別等技術(shù)，對蓋章文件自動校驗。此類方案也可以應(yīng)用在印章外帶或者公司總部對下級單位印章的監(jiān)管中，我們可以通過系統(tǒng)監(jiān)控蓋章記錄，查閱蓋章文件，降低用章過程的風險，提高用章效率。4. 管控數(shù)字化對于公司所有印章的管理、使用情況，系統(tǒng)根據(jù)過程中的申請、審批、蓋章等使用數(shù)據(jù)，自動進行數(shù)據(jù)抽提匯總、對比分析。形成可量化的管控效果。比如可以匯總公司各種類型的用印數(shù)量：蓋了多少份合同、投了多少份標書。按照月度、季度、年度對蓋章數(shù)量進行對比分析，形成公司經(jīng)營趨勢走向圖。對各個下級單位的用章情況進行匯總，對各個單位間的用章數(shù)據(jù)進行對比分析。同時對公司目前所有印章進行盤點，包括印章總數(shù)、各種類型的印章（公章、法人、合同、項目章）數(shù)量、待項目竣工待收回的印章數(shù)量等數(shù)據(jù)。通過多維度數(shù)據(jù)的匯總分析，把企業(yè)目前印章管理的效果、使用的情況進行匯總分析，給公司領(lǐng)導管理決策提供數(shù)字化的支撐。

3信息化建設(shè)規(guī)劃

1. 系統(tǒng)架構(gòu)

集團秉承統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、業(yè)務(wù)驅(qū)動、分布實施的建設(shè)原則，集團公司基于現(xiàn)有的協(xié)同辦公平臺，縱向和下屬單位打通，橫向和印章系統(tǒng)融合。通過實體印章管理、智能印章使用、數(shù)字化安全監(jiān)管三個閉環(huán)，對集團公司的行政公章、合同章、項目章等全部業(yè)務(wù)進行智能用印管控。系統(tǒng)采用統(tǒng)一建設(shè)的原則，依托現(xiàn)有的協(xié)同辦公OA系統(tǒng)，避免煙囪叢生的孤島系統(tǒng)建設(shè)。對業(yè)務(wù)人員無需登錄其它操作系統(tǒng)，繼續(xù)沿用現(xiàn)有OA系統(tǒng)辦公，從業(yè)務(wù)上實現(xiàn)了“業(yè)務(wù)流程審批單”和“用印流程”審批單的雙流合一，只需發(fā)起一次審批，相關(guān)審批領(lǐng)導只需審批一次，減少重復審批，提高業(yè)務(wù)辦理效率。

系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)圖

中鐵三局集團在組織架構(gòu)上分為集團本部、子分公司、項目部多個組織層級。公司總部借助協(xié)同辦公系統(tǒng)的上下貫通，對各個單位的印章登記簿進行逐級匯總，匯總形成集團的印章檔案中心。公司各層級可以及時掌握當前公司的印章情況：刻制數(shù)量、收回數(shù)量、逾期待收回印章等。集團總部可以及時掌握公司印章管控的信息。同時對應(yīng)印章的使用，集團明確各級印章的管理部門、人員。明確人員職責和管理規(guī)范。人員在收到印章啟用前，需先在線簽署印章管理承諾書，方可啟用印章。對于印章日常的使用數(shù)據(jù)，會自動形成用印登記臺賬，公司相關(guān)領(lǐng)導可以及時了解現(xiàn)有用印信息，同時可以更近一步的查看實際蓋章的人員、文件的圖像資料。

系統(tǒng)業(yè)務(wù)圖

2. 方案內(nèi)容

在印章管控的方案中我們分為三塊業(yè)務(wù)進行管控：印章全生命周期管理、印章使用管理、用印數(shù)字化管理。

1）印章全生命周期管理

對公司所有印章進行登記盤點，清楚知道公司印章數(shù)量，每一枚印章的所在組織、使用狀態(tài)、管理人員，建立起公司的印章檔案中心，清晰盤點公司印章，后續(xù)新增印章及時登記，形成印章各個階段的詳細記錄。

印章全生命周期管理示意圖

印章全過程記錄流轉(zhuǎn)表

印章盤點表

對應(yīng)公司總部可以匯總生成印章數(shù)量的檔案及盤點情況，實時了解新刻制印章狀況、印章是否需要移交部門，主動預警，清晰盤點，避免印章長時間未回收而遺失。同時如果項目印章逾期未交回，也未進行延期申請，公司總部可在系統(tǒng)中停用此印章，印章將無法再次應(yīng)用。

基于此業(yè)務(wù)的管控，深度結(jié)合公司印章管理制度，印章從刻制起規(guī)范登記，竣工后規(guī)范交回，過程所有變動都有完整數(shù)據(jù)，建立起公司規(guī)范的用印檔案中心，實現(xiàn)了實體印章的管控規(guī)范化。

2）印章使用管理

在印章使用階段對公司現(xiàn)有印章使用現(xiàn)狀進行調(diào)研分析后，發(fā)現(xiàn)亟需解決的問題主要是：

·

防止惡意用印：印章終端設(shè)備代替人進行管理，未經(jīng)授權(quán)的情況下，設(shè)備終端無法啟用，經(jīng)管理平臺授權(quán)后，設(shè)備終端啟動對文件進行蓋章，并將蓋章過程拍照記錄。

·

·

外帶印章安全管控：印章外帶情況下，隨時遠程控制使用，并能實時監(jiān)控到用印文件、用印人、用印時間及印章所在地理位置等，同時做到歷史可追溯。

·

·

節(jié)約印章管理成本：設(shè)備可由用印人員外帶印章使用，無需印章管理人員一并出差，減少人員差旅等管理費用。

·

·

用印文件存檔：所有用印文件自動存儲到服務(wù)器，方便后期大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，查詢文件及追溯。

·

·

印章數(shù)字盤點：公司印章全過程清晰記錄，從刻制、啟用、移交、歸還、處置等環(huán)節(jié)，對印章進行全生命周期的記錄。依托此數(shù)據(jù)可對公司印章數(shù)量、類型進行盤點。

·

·

建立了面向總部用章、基層單位用章、外帶用章三種常見用章業(yè)務(wù)的管理方案。

·

A. 公司總部用章流程線上發(fā)起用印流程，領(lǐng)導審批通過后方可進行蓋章。蓋章過程可以實現(xiàn)自助蓋章：蓋章申請人蓋章過程匯總，印控儀自動對蓋章人、蓋章文件掃描上傳，記錄蓋章的過程留痕。同時對蓋章文件進行比對分析，如果出現(xiàn)違規(guī)關(guān)鍵詞時，自動生成預警記錄，并提醒印章管理人，主動預警降低違規(guī)操作風險。蓋章信息：時間、地點、人、蓋章次數(shù)、蓋章圖像會自動同步到申請單據(jù)中，把申請文件和蓋章信息同源存儲，方便后續(xù)追溯。

用印流程示意圖

§

用印申請：填寫用印信息，上傳用印文件，提請公司領(lǐng)導審批。

§

§

領(lǐng)導審批：公司領(lǐng)導通過電腦或者手機可以便捷查看事項，完成審批。

§

§

智能用章：通過智能印控設(shè)備一是給現(xiàn)有印章增加一把智能鎖，所有用章必須通過領(lǐng)導審批才能蓋章，確保用章記錄的完成性。另外對蓋章文件、蓋章人自動留痕記錄，自動形成電子文件，可追溯。

§

§

用印信息同步：蓋章過程中自動將蓋章信息同步到用印申請表單中，同時可以查看實際蓋章文件

§

§

蓋章信息同步

§

§

蓋章文件查看：對公司總部用章，印章外出時，印章管理人員經(jīng)常要在工作群中發(fā)送消息告知印章外出、回歸狀態(tài)。為此集團增加了印章出勤看板的功能模塊，可以在辦公OA平臺的門戶頁面了解公司印章是否外出，如有外出，則會實時提醒公司人員印章的動態(tài)。減輕印章管理人員的工作事項，減少蓋章人員的無效工作。

§

B. 印章外帶
通過加智能鎖的方式，確保印章外帶過程中，印章使用的安全性。同時外帶使用過程中也可以通過系統(tǒng)實時監(jiān)控外出蓋章的使用情況，保障用章安全性。疫情期間，一些單位通過此方案減少了人員的外出接觸風險，同時可以增加安全性，降低差旅成本。

§

印章外出使用蓋章時，提醒印章管理人員，可進行遠程監(jiān)控。

§

外出蓋章主動提醒效果圖

遠程監(jiān)控效果圖

C. 基層單位用章管控基層單位用章不規(guī)范，屬于用印風險高發(fā)區(qū)，同時公司對基層單位的管控手段較單一，基本采用上報用印登記簿的方式，無法有效監(jiān)管?；鶎訂挝挥≌卵b入智能印控中，所有蓋章必須經(jīng)過流程審批方可蓋章，確保蓋章登記記錄的完整性，同時可以審批或者抽查蓋章記錄，規(guī)范管理、降低風險。

基層單位印章管控效果

自動生成基層單位印章使用臺賬，匯總成表格，可進行多維度查詢，通過記錄查看詳細的用印信息，包括蓋章人、蓋章文件圖像、蓋章次數(shù)、蓋章時間、蓋章地點等信息，便于公司領(lǐng)導進行查詢和追溯。

基層單位用印登記臺賬

3）用印數(shù)字化管理

對用章數(shù)據(jù)進行分析匯總，數(shù)據(jù)分為兩部分：印章自身的盤點數(shù)據(jù)和印章使用數(shù)據(jù)。公司定期會對總部、下級單位的印章進行匯總記錄。匯總一次印章數(shù)據(jù)往往需要印章管理人員聯(lián)系各個項目部調(diào)研數(shù)據(jù)，費時費力，且易出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏。上線系統(tǒng)后總部人員可以通過看板實時了解公司目前在用印章的情況：公司各組織印章數(shù)據(jù)匯總、印章類型分類匯總、印章狀態(tài)盤點。下級單位印章刻制無需通過人員進行盤點，逐級上報，節(jié)省大量管理工作。

印章數(shù)據(jù)盤點情況

公司辦公室對于印章管理工作，需要定期匯總印章使用情況，按照時間周期、部門、業(yè)務(wù)類型匯總各單位、各業(yè)務(wù)的用章數(shù)據(jù)，形成表格上報總部。采用系統(tǒng)后，印章使用的數(shù)據(jù)可以自動匯總，滿足按照業(yè)務(wù)、部門、時間等多維度進行分類篩選、匯總，公司領(lǐng)導可以在線存檔。減少大量重復工作，同時線上系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更加真實完整，除去用印記錄，還能通過用印影像資料查看實際蓋章文件等信息，做到數(shù)據(jù)真實有效。

數(shù)字看板效果圖

4信息化建設(shè)成效

系統(tǒng)上線后，集團總部已對集團行政公章、合同章進行智能監(jiān)控。目前公司所有蓋章都采用線上流程審批，確保所有蓋章都有記錄可查。目前已積累32萬條以上的用印登記記錄，蓋章留痕數(shù)字檔案13萬份以上。通過系統(tǒng)的線上審批，用章流程審批周期縮短為平均1.3天，效率提升40%。公司建立了有效的用印復核機制。原先每份文件都需要審核，因為系統(tǒng)提供文件輔助復核的功能，現(xiàn)在的印章管理人員，每天固定時間對用印文件進行集中復核，減少工作時間的投入，釋放資源。同時系統(tǒng)在運行過程中，對違規(guī)用章的情況進行了有效防范，系統(tǒng)上線后未發(fā)生不按規(guī)范用章情況。

印章區(qū)域事項分部

數(shù)字看板效果圖

集團系統(tǒng)應(yīng)用成熟后，子分公司依托集團的建設(shè)經(jīng)驗，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)需求，快速建立了本單位自己的印章風險防控管理方案。目前已在集團本部及多家下屬單位進行應(yīng)用推廣,效果明顯。

2020年初疫情蔓延，但公司參與的多個項目在符合政策的要求下仍在施工，項目遍布全國各地，人員接觸流動性較大。為此集團公司在借助智能印控系統(tǒng)的自助核驗授權(quán)、遠程監(jiān)控、過程留痕等功能的基礎(chǔ)下，搭建了“智慧文印中心”，提供了自助蓋章的用章服務(wù)，減少了人員直接接觸。

疫情期間-智慧文印中心效果

智慧文印中心：

1. 所有用章都提前在線提出審批流程，同意后方可去用印。

2. 用印過程自動拍照留痕，印章管理人員可以在電腦上遠程監(jiān)控蓋章文件。雖然人員隔離，但蓋章可監(jiān)控。

3. 可以通過攝像頭可以遠程監(jiān)控到文印室內(nèi)的情況。

4. 蓋章完成后，印章管理人員可以在系統(tǒng)中對蓋章文件再次核驗，確認無誤后方可通知蓋章人員離開，蓋章結(jié)束。

智慧文印中心自助蓋章的方式，減少了人員的接觸，對蓋章人員和管章人員都是一種貼心的保護。

印章雖小，責任重大。智能印章風控管理系統(tǒng)投入雖少，對印章管理業(yè)務(wù)規(guī)范、風險防控、降本提效帶來的價值卻有重要意義。上線1年多，節(jié)省人員差旅400多次，積累蓋章圖像檔案34萬份以上，極大減輕了人員的時間投入，所節(jié)省費用約60萬（印章外出差旅、資料郵寄等費用），已遠超項目建設(shè)時的投入費用。