隨著社會經(jīng)濟(jì)的擴(kuò)張，房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，遍地開花的項(xiàng)目及分支機(jī)構(gòu)，使得企業(yè)管理變得愈加復(fù)雜。這其中占據(jù)內(nèi)控管理重要位置的印章，就給管理者帶來了諸多難題和考驗(yàn)。印章管理呈現(xiàn)以下現(xiàn)狀，印章多：集團(tuán)總部、區(qū)域公司、城市公司、項(xiàng)目公司涉及到公章、合同章、財(cái)務(wù)章等印章種類且數(shù)量較多；機(jī)構(gòu)分散：區(qū)域公司/城市公司、項(xiàng)目公司都有印章，尤其是項(xiàng)目公司，印章分散在全國各地；蓋章量大、外帶頻繁：總部涉及的商務(wù)簽約、證明材料等需要頻繁用印，且印章經(jīng)常需要外帶至拍地、工商、稅務(wù)、銀行等辦公現(xiàn)場；項(xiàng)目公司會簽用印：項(xiàng)目公司涉及多方利益，需要多方同意后方可用印。

 

在地產(chǎn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，因數(shù)字化應(yīng)用帶來的效能、安全提升價(jià)值明顯，地產(chǎn)業(yè)在布局快速數(shù)字化轉(zhuǎn)型的同時(shí)，更將數(shù)字化應(yīng)用滲透到管理的方方面面。面對愈加復(fù)雜的印章管理，地產(chǎn)業(yè)正嘗試應(yīng)用數(shù)字化轉(zhuǎn)型，改變傳統(tǒng)印章管理模式，為企業(yè)健康發(fā)展賦能。

 

印章數(shù)字化管理探索與實(shí)踐

 

新城控股業(yè)務(wù)以住宅開發(fā)、物業(yè)管理及商業(yè)開發(fā)運(yùn)營為主，分支機(jī)構(gòu)遍布全國各地，采用總部印章集中管，分支機(jī)構(gòu)印章自主管的傳統(tǒng)模式。面對大量的印章及繁忙的業(yè)務(wù)往來，新城控股的印章管理壓力極大，總部想要實(shí)時(shí)了解分支機(jī)構(gòu)及外帶印章使用情況，十分困難。基于風(fēng)險(xiǎn)因素考慮，新城控股集團(tuán)攜手群杰開啟了印章智慧管理之路。

 

2018年4月起，新城控股在住宅地產(chǎn)板塊試點(diǎn)應(yīng)用群杰智能印章管理解決方案，管理成效顯著，進(jìn)而推廣到商業(yè)地產(chǎn)、商管直至全集團(tuán)，至此新城控股600多枚印章完成了智慧升級。

 

 

從業(yè)務(wù)著手，匹配組織架構(gòu)，以互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)之力掌控全局

 

新城控股業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)眾多，不同的業(yè)務(wù)類型涉及到不同的印章使用，印章物聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，不改變新城控股集團(tuán)原有辦公系統(tǒng)，通過集成軟件接口模式匹配組織架構(gòu)，借物聯(lián)網(wǎng)之力智能印章終端（以下簡稱“用印寶”）給傳統(tǒng)印章加上“智慧鎖”，讓蓋章人、蓋章文件以及印章之間形成數(shù)字連接，全過程實(shí)時(shí)記錄用章的每一個(gè)細(xì)節(jié)。

 

新城控股總部與分支機(jī)構(gòu)之間通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺形成印章風(fēng)險(xiǎn)管控網(wǎng)絡(luò)，分支機(jī)構(gòu)用印、外帶用印經(jīng)審批授權(quán)后方可使用，使用過程用印寶將實(shí)時(shí)記錄信息回傳管理平臺，讓管理者、使用者及蓋章文件之間形成數(shù)字連接，總部可實(shí)時(shí)了解印章使用動(dòng)態(tài)，加之管理平臺加持OCR識別、數(shù)字水印、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)設(shè)等技術(shù)，可形成全局全盤掌控之力，保障用印安全。

 

深入用印場景，便攜智能印章滿足多種需求

 

招采、商務(wù)簽約、財(cái)務(wù)、人事、辦公等涉及到多種用印模式，固定辦公用印，外帶用印，異地用印，郵寄用印等等。深入研究企業(yè)用印場景，便攜智能印章可滿足多種需求。

1. 總部集中

 

印章使用人在使用印章之前需要通過印章物聯(lián)網(wǎng)平臺提交申請，經(jīng)過分層審批獲得授權(quán)后，憑借授權(quán)碼解鎖設(shè)備進(jìn)行蓋章。如需外帶，在經(jīng)授權(quán)后，將用印寶章筒帶至業(yè)務(wù)現(xiàn)場解鎖后蓋章。蓋章過程用印寶會自動(dòng)記錄用印數(shù)據(jù)信息并實(shí)時(shí)回傳至管理平臺。印章管理員可通過平臺在線監(jiān)控，實(shí)時(shí)查看印章使用詳情，做到前端防范，中端控制，后端審查，形成線上線下閉環(huán)管理。

 

2.分支機(jī)構(gòu)自主管理

 

分支機(jī)構(gòu)自主管理的印章通過統(tǒng)一印章物聯(lián)網(wǎng)平臺接入線上遠(yuǎn)程管理，分支機(jī)構(gòu)在使用印章時(shí)，需要提交申請，經(jīng)過總部的審批授權(quán)后憑借授權(quán)碼解鎖用印寶現(xiàn)場或外帶使用，用印寶將實(shí)時(shí)記錄用印信息回傳至管理平臺，總部可以隨時(shí)掌握分支機(jī)構(gòu)的用印詳情。

 

印章集中管理提質(zhì)增效探索與實(shí)踐

 

軟硬協(xié)同，打破傳統(tǒng)，搭乘數(shù)字化浪潮，賦能企業(yè)印章管理創(chuàng)新，群杰智能印章管理解決方案的應(yīng)用，讓新城控股建立起印章數(shù)字化管理風(fēng)險(xiǎn)防御機(jī)制，使得印章使用更安全，管理更智慧。但新城控股的印章管理變革之路不止于此，為將數(shù)字化管理的廣度和深度進(jìn)一步提升，2019年12月，新城控股開始著手印章共享服務(wù)中心的調(diào)研考察工作，進(jìn)行印章集中管理創(chuàng)新升級。

 

傳統(tǒng)印章集中管理難題

 

新城控股總部集中管理的印章極多，這其中包含已應(yīng)用用印寶的智能印章，還有大量的物理印章。在實(shí)際的管理過程中，新城控股發(fā)現(xiàn)印章集中管理存在以下問題：

 

1.找章難，印章使用效率低

種類繁多的印章，在實(shí)際使用過程中要經(jīng)歷復(fù)雜的找章過程，耗時(shí)長，易出錯(cuò)，還會降低印章使用效率。

 

2.監(jiān)管難，印章動(dòng)態(tài)無法實(shí)時(shí)掌握

頻繁的業(yè)務(wù)往來，需要頻繁的現(xiàn)場用印或外帶用印，無法掌握印章實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，監(jiān)管困難重重！

 

3.存在違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)

復(fù)雜的用印場景，存在盜用、私蓋、人情章等違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)！

4.管理成本高

分支機(jī)構(gòu)用印需要郵寄或委派專人到總部蓋章，其中涉及到的人員、差旅、郵寄等成本較高。

 

借智能印章管理解決方案的思路，新城控股印章集中化管理創(chuàng)新之路走的非常順利。2020年5月，印章共享服務(wù)中心在新城控股總部落成，群杰重量級新品智能印章柜落戶其中。

 

 

 

1. 打破傳統(tǒng)印章存儲模式，重新定義印章管控新模式

 

新城控股總部管理大量印章，很大一部分已經(jīng)升級成智能印章，但還存在大量的物理印章。在企業(yè)印章管理過程中，新城控股發(fā)現(xiàn)印章保管、查找難，印章動(dòng)態(tài)無法掌握，導(dǎo)致用印效率受到制約。于是應(yīng)用群杰智能印章柜創(chuàng)新集中管理模式。將智能印章和物理印章放入智能印章柜內(nèi)保管，可以快速查找，快速取用。在保障安全的前提下，大幅提高印章使用效率，降低風(fēng)險(xiǎn)及管理成本。

2. 顛覆式創(chuàng)新，帶來安全、高效、智慧印章管理體驗(yàn)

 

 

印章使用人提交用印申請經(jīng)審批授權(quán)后，憑授權(quán)碼即可新城控股印章共享服務(wù)中心自助取章、蓋章、還章。印章管理人員通過管理平臺實(shí)時(shí)掌握印章動(dòng)態(tài)。

 

3. 模塊組合，根據(jù)管理需求最優(yōu)定制

 

新城控股總部管理的印章包含智能印章及物理印章，根據(jù)新城控股的需求，智能印章柜設(shè)計(jì)1個(gè)主控模塊，3個(gè)智能印章管理模塊，8個(gè)物理印章管理模塊，幫助新城控股實(shí)現(xiàn)了100+的物理印章，72+的智能印章智慧管理升級。

 

4. 跨設(shè)備無縫對接，印章智慧管控再升級

 

智能印章柜無縫對接群杰印章生態(tài)體系所有產(chǎn)品，搭載群杰第五代印章管理系統(tǒng)，可全面提升印章管理水平，保障用印安全。

 

【印章物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用價(jià)值】

 

1.人印分離

打破傳統(tǒng)印章管理模式，創(chuàng)新應(yīng)用智能設(shè)備代替人工，借物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)之力實(shí)現(xiàn)人、章、文件的信息互聯(lián)，做到人印分離，從源頭上降低人章接觸可能存在的盜用、私蓋、人情章等違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)。

 

2.授權(quán)使用

無論是取章，蓋章，還是印章外帶，未經(jīng)授權(quán)，均無法解鎖設(shè)備進(jìn)行操作應(yīng)用?？梢院芎玫囊?guī)范印章管理及使用。

 

3.遠(yuǎn)程管理

無論是分子公司還是集團(tuán)總部，領(lǐng)導(dǎo)在不在辦公現(xiàn)場都不再是影響工作效率的因素，一體化標(biāo)準(zhǔn)管理平臺，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理。審批、授權(quán)、監(jiān)管等不受時(shí)空限制，省去差旅、郵寄等成本，提質(zhì)增效顯著。

 

4.全程記錄

智能終端自動(dòng)記錄使用環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，留痕留底，自動(dòng)生成臺賬，一旦發(fā)生法律糾紛，可隨時(shí)調(diào)閱臺賬記錄，作為追溯依據(jù)。

 

新城控股通過應(yīng)用群杰用印寶智能印章及智能印章柜實(shí)現(xiàn)企業(yè)印章數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，讓業(yè)務(wù)與管理的全過程閉環(huán)，提升了風(fēng)險(xiǎn)防御能力。搭建一站式印章共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部的一站式用印中心，提質(zhì)增效成果顯著。

 

創(chuàng)立于2014年的群杰，是中國智能印章行業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，致力于為用戶提供安全、合規(guī)、高效的智能印章管理解決方案。秉承“讓印章使用更安全，管理更智慧”的使命已成功推出包含群杰用印寶、群杰蓋章機(jī)、群杰印章柜等智能終端及智能印章管理平臺。成功推進(jìn)建筑、地產(chǎn)、制造、零售、金融、健康等行業(yè)2000+企業(yè)數(shù)字化、智能化印章風(fēng)控管理實(shí)踐。